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 La gestión documental digital se incrementa en empresas e instituciones

Aunque a un ritmo más lento de lo previsto, la gestión de los documentos digitales va tomando cuerpo en las empresas e instituciones.
Cada día se publican iniciativas, proyectos y trabajos realizados en relación con la digitalización de documentos históricos o de gestión impulsados por organizaciones que desean agilizar y facilitar la consulta de los documentos a ciudadanos o  a sus empleados.

La gestión de los documentos digitales es la pieza clave para impulsar el uso de la factura electrónica, como comparación , no sirve fabricar helados si no tenemos neveras para comercializar y preservar su calidad para el consumo posterior.

Todos los procesos relacionados con  la factura electrónica deben contemplarse en un entorno de gestión documental digital, no sólo para el ahorro en  almacenamiento, sino para su gestión hacia la contabilidad y relacionada con todos los procesos documentales pre y post factura.

Desde las tarifas de precios, ofertas, contratos, pedidos, e-mails, los recibos de cobro, etc…se produce un nuevo  flujo de documentos digitales críticos ( records ) que deben actuar enlazados y consultables desde las pantallas de los empleados responsables.

El sector de la gestión documental está creciendo cada día con decenas de empresas cada vez más locales y próximas al cliente, que desarrollan estos trabajos, acercando a las pymes estas tecnologías que facilitan el ahorro de costes y el aumento de la competitividad en sus sectores de actividad, facilitando la realización de ofertas a los mercados globales.

Definición de Gestión Documental en Norma ISO 15489

"Un área de la administración responsable del eficiente y sistemático control en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, incluyendo los procesos de captura y mantenimiento de evidencias relativas a actividades y transacciones de los mismo o archivistica".


La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la documentación que genera una institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestión de archivos. La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentación.

Gestión documental Open Source



Los Sistemas de Administración de Documentos (Document Management System (DMS) son parte esencial de los Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (Enterprise Content Management Systems) usados para administrar documentos electronicos, imágenes, etc.

Actualmente existen soluciones Open Source que brindan funcionalidades similares a los softwares comerciales tales como Documentum, Hummingbird, etc.


Listado de Opensource DMS

Alfresco
http://www.alfresco.com

Apache Jackrabbit
http://jackrabbit.apache.org

DocMGR
http://www.docmgr.org/


Docuges
http://docuges.sourceforge.net/

Knowledge tree
http://www.knowledgetree.com/opensource

Maarch
http://www.maarch.org


MyDMS
http://sourceforge.net/projects/mydms/

Nuxeo 5
http://www.nuxeo.com

OpenKM
http://www.openkm.com

Quotero
http://www.quotero.com

# Enlaces web Clics
1   Link   La oficina sin papel (Revista Gerencia)

Administrar los documentos críticos de una empresa es el gran objetivo de la gestión documental. Trabajar en base a documentos distribuidos, posibles de compartir y asegurar en línea, representa otra de las grandes cualidades de estos nuevos sistemas, cada vez más populares dentro de las compañías.

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2   Link   La gestión documental digital se incrementa en empresas e instituciones
Revista gestion documental
# Enlaces web Clics
1   Link   Docushare
La información es el activo más valioso de su empresa. DOCSHARE es el gestor documental que cuida por usted de la información de su empresa, haciéndola más accesible y segura.
133
2   Link   YerbaBuena
Yerbabuena proporciona una herramienta para gestionar la documentación y desplegar aplicaciones web empresariales
110
3   Link   OpenKM
OpenKM es una aplicación Open Source de gestión documental, que por sus características, puede ser utilizada tanto por grandes como pequeñas y medianas empresas, como una herramienta de gestión del conocimiento, proporcionando mayor flexibilidad y una alternativa en costes respecto a otras aplicaciones propietarias
# Enlaces web Clics
1   Link   Revista Gestion documental
La Revista GESTIÓN DOCUMENTAL va dirigida a los profesionales que en empresas e instituciones lideran los cambios relacionados con la gestión de lo documentos (records managers).
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